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用友U8案例分析之太平鸟时尚服饰
来源:用友官网 | 作者:zzq | 发布时间: 2020-05-25 | 637 次浏览 | 分享到:

宁波太平鸟时尚服饰股份有限公司是一家以零售为导向的多品牌时尚服饰公司,以“让每个人尽享时尚的乐趣”为使命,秉持“活出我的闪耀”的品牌主张,致力于为消费者提供中等价位的优质时尚服饰。公司采取“直营与加盟为主,代理为辅”相结合的销售模式,拥有遍布全国的4000多家线下门店。公司积极发展电商业务,将线上和线下销售有机结合,实现了电商与线下销售的同步快速发展。



一、太平鸟公司介绍


宁波太平鸟时尚服饰股份有限公司(以下简称“太平鸟”)是一家以零售为导向的多品牌时尚服饰公司,以“让每个人尽享时尚的乐趣”为使命,秉持“活出我的闪耀”的品牌主张,致力于为消费者提供中等价位的优质时尚服饰。


太平鸟执行梯度品牌发展战略,拥有PEACEBIRD太平鸟女装、PEACEBIRD太平鸟男装、乐町LED’IN女装、MATERIAL GIRL女装、AMAZING PEACE男装、Mini Peace童装等多个品牌。各品牌针对差异化的细分市场,在目标消费群、品牌定位及产品设计等方面相互补充,满足日益细分的消费群体的多元需求。


太平鸟执行时尚化战略,高度注重产品研发设计,将当下最流行时尚元素和品牌风格融合于产品设计,造就强大的产品竞争力。自品牌成立以来,始终致力于自主品牌的研发设计,目前已拥有了一支具有高素质、具有国际视野的研发设计团队。公司每年向市场推出高达7000多款色的新品,推行高频率商品上市节奏。


太平鸟采取“直营与加盟为主,代理为辅”相结合的销售模式,拥有遍布全国30个省、自治区和直辖市的3000多家线下门店。公司积极发展电商业务,将线上和线下销售有机结合,实现了电商与线下销售的同步快速发展。


二、建设财务共享服务中心动因


太平鸟作为国内前10服装企业,采取“直营与加盟为主,代理为辅”相结合的销售模式,拥有遍布全国30个省、自治区和直辖市的3000多家线下门店。随着业务以及组织的不断扩张,太平鸟逐渐感受到来自组织管控以及财务管理等方面的压力和问题,主要体现在以下几方面:


1、缺乏统一核算标准以及核算流程,财务核算质量以及效率有待提高

从太平鸟现有财务组织架构中可看出,整个财务组织较为庞大:营销组织、各事业部、总部都有独立的财务人员,平时财务核算工作分散在各自的事业部和部门,尽管有统一财务核算政策,但是由于财务人员经验、背景以及做账习惯不同,执行统一核算标准以及统一核算流程仍存在着困难,造成财务核算质量以及效率的低下。


2、资金业务量大而复杂,收款款式多对账难,资金账户多增加资金归集与下拨成本

目前太平鸟门店中存在着多种的收款方式:现金、POS(银联、通联、万达块钱、拉卡拉、其他银行POS等)、支付宝、微信支付、礼券、充值卡等,多样化的收款方式使得集团在对账上存在一定的难度;另一个方面太平鸟总部需要对各分子公司以及直属门店进行资金归集,因下属各个事业部品牌不同,总部对资金归集的路线也存在着差异,据统计目前在事业部中存在着6种资金归集的路线,多样化的资金归集路线以及资金账户是的资金归集与下拨操作比较繁琐,手续费用以及人工成本增加。


3、需要控制财务人员总量,降低财务管理费用

太平鸟目前已经拥有3000多家门店,业务的扩张使得财务机构越来越多,目前太平鸟在各分子公司主体分别配置一套完整的财务人员(包括大区财务主管、主办会计、一般会计、出纳等),目前太平鸟营销外围区域已经产生了16个财务核算机构,消耗了大量的财务人员,同时随着整个财务组织不断扩大,如果有效管理财务人员,提高财务效率也是需要考虑的问题。


4、需要提升企业的核心竞争力和整合能力,促使财务能有效支撑企业的发展战略

目前服饰股份公司在外围新建立分子公司或事业部在外围区域新开店铺司时,需要花费大量精力考虑构建财务组织架构问题,同时现有财务人员大部分精力还是集中在审单据、做凭证等非核心业务工作中,难以抽出时间集中精力为公司业务部门的经营管理和高层领导的战略决策提高质量的财务决策支持。


三、财务共享服务中心建设历程


1、财务共享服务中心建设路径


太平鸟财务共享服务中心建设遵循总体规划,试点先行,逐步推进,集中不集权,分权不分散基本原则,在此基础上,充分考虑企业的现实情况和基础条件,以服务业务、管控风险、确保质量和提升效率为目标,统筹安排,循序渐进,借力外部专业团队,稳步推进财务共享建设,总体建设规划路径图如下:




太平鸟财务共享服务建设总体分两阶段三步走:第一阶段(2016年3月-2017年1月)区域共享中心初步建立建设及试运营,探索并积累财务共享中心建设与管理经验,第一步成立股份本部+营销东区共享小组和营销北区共享小组,实现费用报销和资金集中收付等财务流程的共享,第二步实现资金集中管理管理,核算以及报表共享;第二阶段(2017年1月-2018年),向其它区域营销中心复制推广,增设营销中区共享组和营销西区共享组,在此运营成熟的基础上合并区域共享中心组建天平鸟集团共享服中心。


2、财务共享服务中心阶段建设目标




太平鸟财务共享服务中心建设分为三期:第一期为试点区域建设,主要是完成财务共享服务建设的组织、业务以及制度规划,搭建起共享服务平台,实现试点区域(股份总部、营销东区、营销北区)报销业务共享;第二期为区域全面推广建设,实现全区域共享,在试点的基础上向其他营销区域推广,同时不断完善组织架构及管理制度,不断优化业务流程;第三期为实现集团全面共享,考虑整合区域共享中心,最终整合为集团的共享中心,主要工作是区域共享中心组织架构整合、业务流程与管理制度的完善调整,共享范围的深化应用,比如考虑实现IT服务共享,人力服务共享。



四、财务共享服务中心建设规划


财务共享服务中心信息系统应用规划


1)太平鸟信息化现状分析


财务共享服务实施之前,太平鸟股份公司、营销公司以及各事业部都已经在用相关系统,如OA系统、财务系统、人力资源系统、全面预算系统、供应链系统等,具体应用情况如下图:




由于缺少资金管理系统,资金管控无法满足公司领导的要求,在业务上难以实现对资金进行统一管控,尤其对于营销公司来说,面临着大量的人工对账工作,效率低的问题。


总体上看,太平鸟信息化系统存在以下问题:

1、信息系统体系不完整而且相对独立,无法支撑业务发展;

2、系统间还没有充分集成,业财一体化程度低,难以满足企业发展需要;

3、信息化系统没有发挥管控支撑的作用。


2)FSSC信息化整体架构


太平鸟FSSC信息系统建设需要搭建OA系统、合同系统和全面预算管理系统与报账平台/财务核算系统之间的接口。未来FSSC信息化建设还需要搭建DRP营销系统、人力资源系统、资产管理系统和企业绩效管理系统等业务系统与报账平台/财务核算系统之间的接口,实现全部信息系统一体化。如下图所示:




3)FSSC信息系统平台


财务信息化平台主要包括核算系统、报账平台、影像系统、资金管理系统,共享服务中心作业平台、工单和共享服务绩效管理系统等。


目前公司财务系统中已经包含了核算系统、资金管理系统(一部分),本次项目建设中要将集团财务系统升级到NC6.5,在此基础上增加报账平台、共享服务中心作业系统、影像系统等建设。各系统的具体情况如下:


财务核算系统:财务核算系统是FSSC的核心,公司日常经营活动的一切经济事项最终都会体现在财务系统的凭证和报表上。财务核算系统包括总账、固定资产、报表等内容。在目前的状况下,财务人员都是在财务核算系统中手工录入财务凭证;在FSSC模式下,财务人员不再手工录入凭证,而是审核确认报账平台中的单据,通过动态会计平台,自动生成会计凭证。在报表系统设计好报表的样式和取数公式,自动提取账务数据,生成财务报表和各种管理报表。


报账平台:报账平台是FSSC的数据来源,通过在报账平台中定义各种业务单据,实现财务数据全部来自于业务。未来各业务系统建设完成之后,报账平台就成了业务系统和财务系统之间的数据连接枢纽,业务系统的数据通过报账平台,进入FSSC作业平台的任务池,FSSC的业务人员接收的都是报账平台的标准单据,进行业务处理。


影像系统:影像系统为FSSC业务集中化、票据影像化、业务流程化提供的基础技术平台。FSSC的应用系统都需要建构在影像平台基础之上。影像系统由一系列的子平台构成,包括影像采集平台、影像处理平台、影像展现平台、影像存储平台、影像工作流平台五部分。


资金系统:资金系统为FSSC统一支付提供了有利的条件和技术手段。通过资金计划、付款排程管理,实现资金的合理安排和优化使用,提高资金的利用率;基于银企直联技术,将报账平台与资金池、各银行的网上银行建立无缝连接,实现从业务到财务审核、支付、核算的一体化处理,确保资金支付安全且高效。


FSSC作业平台:作业平台是FSSC业务人员进行任务派发和提取以及作业人员绩效考核的平台。包括:业务委托关系管理、单据格式设计、任务池管理、任务抓取与派发、任务调整、查询分析、绩效考评等。


4)企业移动办公APP


在FSSC信息化架构的基础上,通过移动APP软件的开发与应用,实现费用报销审批环节的移动办公,使业务经办人员、审批人员的办公地点不再局限在办公室,进一步提高工作效率。


5)系统关键功能需求



6)系统接口清单




五、关键应用以及成果


目前太平鸟共享服务已经成功上线,在股份总部以及营销东区以及营销北区实现费用管理以及资金业务共享。在费用管理共享业务上,为股份公司以及5个品牌事业部分别梳理21个流程,具体如下:






六、价值体现


经过对比统计,财务共享服务中心建设在成本控制、服务质量与效率、业务标准化等方面给太平鸟带来可观的收益,具体统计如下:


1、通过财务共享服务中心支持面店数量的快速发展,到2017年末太平鸟门面超过6000家;


2、通过业务优化和梳理,固化6大类一级流程,细分的子流程超过200个;


3、通过财务共享服务平台有效集成整合原来9个应用系统(包括OA、财务系统、门店系统、全面预算系统等),形成以财务共享服务平台为核心的信息化管控平台;


4、业务单据关键信息的自动化,提升员工20%的填单效率,业务审核效率提升30以上;


5、大幅度降低各门店与财务之间手工对账的工作量,对账速度比原来提升30%以上;


6、多口径、多维度的费用管控政策通过内嵌到对应的业务流程中实现自动管控,有效保证业务的有效性;


7、建立公司联动资金池,实现分公司(或子公司)→股份公司→事业部3级资金自动归集,提升资金管控能力。